Эффект от внедрения DIRECTUM

Внедрение документооборота – это не просто "дань моде". Это - осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

  • Прозрачность бизнес-процессов
    Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.
  • Исключение несанкционированного доступа
    Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
  • Повышение исполнительской дисциплины
    По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.
  • Выполнение требований стандартов ISO-9000
    Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации.
    Одно из требований к СМК – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.
    Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК:
    • обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
    • поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
    • предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
  • Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников
    Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую отдачу для предприятия.
    Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов.
  • Легкость внедрения инноваций и обучения
    Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM:
    • быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников;
    • легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

  • Развитие корпоративной культуры
    Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
  • Рост конкурентных преимуществ
    Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.